Sekretærbistand

Foto af en lup og mobiltelefon

Definition på sekretærbistand

Sekretæren bevilges som kompensation til de studerende, som ikke eller kun med meget besvær kan læse sortskrift eller er blinde.
Sekretærhjælpen bevilges for at sikre at den studerende med nedsat syn bliver i stand til at læse på lige vilkår med sine medstuderende.
Sekretærens rolle er derfor at løse de opgaver, der er med til at forlænge studietiden for den studerende med nedsat syn.

Bevilling af sekretærbistand

Sekretærbistand bevilges som en SPS ydelse i.h.t. Lov om specialpædagogisk støtte.
Det er den studerende i samarbejde med den SPS-ansvarlige på uddannelsesstedet, der sørger for at udfylde ansøgningen.

Valg af sekretær/sekretærer

Du skal selv finde din sekretær, og det står dig frit for, hvem du vil ansætte.
Gør dig klart på forhånd hvilke opgaver, du ønsker løst og hvilke kvalifikationer, sekretæren skal være i besiddelse af, f.eks. hvilke sprog sekretæren skal kunne indlæse på.

Det kan være en fordel at vælge en medstuderende, da man har den daglige kontakt og
vedkommende er inde i fagsproget. En fare ved at ansætte en medstuderende på samme årgang er, at du kan risikere, at I skal til eksamen samtidig, og at I er stressede i samme perioder. Desuden skal du være opmærksom på, at det kan være svært at være arbejdsgiver for en, man er meget tæt knyttet til i fritiden.

Det kan også være en fordel at vælge en sekretær, der bor i nærheden, hvor ordningen så måske kan komme til at fungere meget smidigt.
Du har mulighed for at have flere sekretærer, hvis det er det, der tilgodeser dit behov. Hvis du har problemer med at finde en sekretær, kan du få hjælp hos de firmaer som administrerer ordningen, og som også står for aflønning af sekretæren.

Sekretæropgaver


Prioritering af opgaver

Vær opmærksom på, hvor mange timer du årligt har fået tildelt.
Det almindelige er 5 timer pr. uge, som du selv kan fordele ud over året.
Har du meget brug for sekretærhjælp, kan det være nødvendigt at prioritere, hvad du vil bruge din sekretær til, og hvad du selv kan klare eller klare v.h.a. andre, eksempelvis af din læsegruppe.
Det kan være en god ide løbende at tjekke, hvor mange timer du har brugt, idet dette kan spare dig for ubehagelige oplevelser sidst på studieåret.
I særlige tilfælde kan der søges om ekstra sekretærhjælp.

Opmærkning/redigering af tekster

Tekstscanning kan med fordel overlades til din sekretær.
Du skal dog være opmærksom på, at det kan kræve lidt oplæring af sekretæren, da
tekstscanning til en blind også vil sige tekstgenkendelse og evt. efterfølgende redigering og opmærkning. Opmærkning kan f.eks. være:

  • At rette de mest forstyrrende fejl i tekstgenkendelsen.
  • At forsyne teksten med over skriftstypografier, så du nemt kan springe imellem tekstafsnit.
  • At gemme den indscannede tekst i DAISY-format, så du kan navigere i den på din hardware-afspiller.

Men det er kun eksempler.
Tag udgangspunkt i, hvordan du normalt arbejder med tekster. Husk på, at opmærkning og redigering tager ekstra tid for din sekretær. Så overvej, hvordan du vil bruge teksten.
Hvis der f.eks. er tale om eksamensstof, kan du vælge at prioritere opmærkning og redigering. Er der tale om tekster, du blot skal orientere dig i, kan du vælge bare at få teksten scannet og tekstgenkendt.

Arkivering af studiematerialer

Det er vigtigt at bruge sekretæren til at arkivere dine studiematerialer, som du skal gemme. Det er vigtigt at du arkiverer på en måde, så både du og sekretær er inde i systematikken.

Sørg i øvrigt for at vejlede din sekretær i, hvordan du ønsker strukturen skal være i din samling af studiematerialer så de er brugbare ved senere lejligheder, og du ikke skal bruge for mange ressourcer på at finde de relevante artikler.

Indsamling af information på uddannelsesstedet

Du kan bruge din sekretær som bevidst indsamler af oplysninger på opslagstavler og af div. skriftlige materialer, som er fagligt, socialt eller studenterpolitisk relevant.
Hvis du ikke har adgang til intranettet med dine kompenserende programmer, kan du ligeledes bruge sekretæren til at tjekke nyheder og sende relevante ting til dig.
Vær opmærksom på, at du ofte vil kunne få hjælp fra IBOS til at få adgang til intranettet.


Litteratursøgning, informationssøgning

I informationssøgningen og bearbejdningen er det hensigtsmæssigt at arbejde meget målrettet og bevidst.
Udover at det giver en bedre indlæring og forståelse af stoffet, sparer det både tid og penge (timer til sekretær). Derfor bør du altid gøre dig klart, hvad der er dit informationsbehov og på basis heraf udvælge og bearbejde det, der er relevant stof.
Her skal sekretæren/evt. bibliotekaren fungerer som øjne, dvs., at det er dig selv, der styrer processen og nøjes med at give de arbejdsopgaver til sekretæren/bibliotekaren, som du ikke selv er i stand til at udføre af synsmæssige årsager.

Ofte kan du i stor udstrækning bruge bibliotekaren, og derved spare dyrebare sekretærtimer.


Fotokopiering

På nogle uddannelser er sekretærerne på uddannelsesstedet hjælpsomme i forbindelse med kopiering af diverse materialer, og på andre må du til denne opgave gøre brug af din egen sekretær.

Hjælp i undervisningsituationen

Enkelte studerende kan have brug for sekretærhjælp i forbindelse med meget visuelt præget undervisning så som film, særlig tavlebaseret undervisning og praktiske øvelser, evt. i de naturvidenskabelige fag, hvor du f.eks. kan få sekretæren til at opstille forsøgene efter dine instrukser. Det kan også være i forbindelse med aflæsning af grafer, figurer eller lignende.

Noter

Vi anbefaler, at du selv tager noter, men i særlige tilfælde kan det være en opgave sekretæren kan løse.
Du skal være opmærksom på, at det ofte kan være svært at få noget ud af andres noter. Desuden går du glip af den indlæringsproces, som følger med noteskrivning.
Endelig er det vigtigt at være god til at tage noter, når du skal ud og arbejde efter studierne, så overlad ikke denne vigtige funktion til sekretæren med mindre det er absolut nødvendigt. IBOS tilbyder kursus i notatteknik.

Arbejdsgiverrollen

Det er vigtigt, at I laver klare aftaler, samt at du gør opmærksom på vigtigheden af at disse overholdes, da dette er nødvendigt for, at du kan følge med i dit studie. Anerkend at du er arbejdsgiveren, også selvom denne rolle kan forekomme dig svær og uvant.
Det er ikke sikkert din kommende sekretær på forhånd har kendskab til synshandicappede. Er du meget dårligt seende, kan det være rart for din sekretær, hvis du fortæller lidt om ledsageteknik, og i øvrigt fortæller om, hvilke konsekvenser dit synshandicap studiemæssigt har for dig.
Gør sekretæren opmærksom på, at der sandsynligvis ikke er et fast ugentligt timetal, men at arbejdsbyrden kan variere meget. Det kan derfor være vigtigt, at sekretæren er fleksibel tidsmæssigt, og ved at indtjeningen kan variere.

Sekretæren skal være indstillet på, at arbejdsbyrden kan variere, hvilket også betyder at lønnen varierer.
Gør sekretæren opmærksom på, at sekretærfunktionen er meget vigtig for dit studieforløb, hvorfor det er centralt med klare aftaler og at disse gensidigt overholdes.

Da det tildelte timeantal er begrænset, er det derfor en god ide at lave aftaler om, hvornår der arbejdes og hvornår det er hygge. Skriv dit timeforbrug ned og snak løbende om, hvordan I får timerne til at række til studieårets slutning.
 
På ungdomsuddannelserne anbefaler vi, at du inddrager din lærer eller din SPS-vejleder i sekretæropgavefordelingen.

Har du brug for en snak omkring brug af sekretær er du altid velkommen til at kontakte os i Studievejledning på Instituttet for Blinde og Svagsynede.

Vi kommer også gerne ud på dit uddannelsessted til en samtale, hvis der er behov for det.

Kontakt

Anne Bjørkmann

Anne Bjørkmann

Studievejleder
Tlf.: 39 45 23 63

Kontakt

Dorthe Randahl Nielsen

Dorthe Randahl Nielsen

Ungdoms- og Studievejleder
Tlf.: 39 45 25 51

Kontakt

Janny Reinhardt Lam

Janny Reinhardt Lam

Socialrådgiver
Tlf.: 39 45 23 19
Logo af Københavns Kommune